5 ข้อผิดพลาดในการทำ Payroll ที่ SME ไทยพบบ่อยที่สุด

การทำเงินเดือนดูเหมือนจะเป็นเรื่องการบวกลบตัวเลขทั่วไป แต่สำหรับธุรกิจ SME ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจส่งผลต่อความเชื่อมั่นของพนักงานและปัญหาข้อพิพาทแรงงานได้

1. คำนวณค่าล่วงเวลา (OT) ผิดประเภท

หลายธุรกิจสับสนระหว่างการทำ OT ในวันธรรมดา (1.5 เท่า) กับการทำงานในวันหยุด (1 เท่า หรือ 3 เท่า) การใช้ฐานเงินเดือนที่ไม่รวมเบี้ยเลี้ยงประจำมาคำนวณอาจทำให้ลูกจ้างได้รับเงินไม่ครบตามกฎหมาย

2. ส่งเงินสมทบประกันสังคมล่าช้า

การเลยกำหนดวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ทำให้บริษัทต้องจ่ายเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 1.5 ต่อเดือนของจำนวนเงินที่ขาดไป ซึ่งเป็นต้นทุนที่หลีกเลี่ยงได้

3. หักภาษี ณ ที่จ่ายไม่ถูกต้อง

การคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาแบบก้าวหน้าต้องอาศัยความแม่นยำ หากหักไว้น้อยเกินไป พนักงานจะได้รับภาระหนักในช่วงปลายปี

4. ไม่จัดทำเอกสารแสดงรายได้ (Payslip)

ตามกฎหมายนายจ้างต้องให้หลักฐานการจ่ายเงินเดือนพนักงาน การไม่มีระบบจัดเก็บที่ดีทำให้ยากต่อการตรวจสอบย้อนหลัง

5. ขาดการสำรองข้อมูล

การเก็บข้อมูลไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวโดยไม่มีระบบ Cloud เสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูลสำคัญเมื่ออุปกรณ์เสียหาย